Las planillas de Cálculo
En la mayoría de los trabajos de oficina existen tareas rutinarias y repetitivas que a menudo involucran cálculos, texto, estadísticas, gráficos, etc. Hoy en día, gracias al avance de la tecnología, disponemos de computadoras personales que nos permiten resolver en un breve período tareas que demandaban días o quizás semanas.
En el área de cálculos matemáticos, estadísticos y financieros, las empresas dedicadas a la creación de software desarrollaron aplicaciones denominadas planillas de cálculo, que permiten resolver estos y otros problemas de manera sencilla.
Entre las planillas de cálculo más conocidas podemos mencionar: Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 y Multiplan.
Para empezar el trabajo con una planilla de cálculo hay que ejecutar el programa; para ello, si la planilla de cálculo que vas a utilizar es para alguna versión de Windows, debés buscar el icono que le corresponde y hacer doble clic sobre él. En la versión 95 o 98 de Windows también se puede ejecutar un programa accediendo al menú Inicio, cliqueando en la opción Programas, etc.
Si en cambio, se trata de un programa para DOS, tenes que cambiar del directorio en que te encuentres al directorio donde esta almacenado es programa, tipear su nombre y presionar la tecla Enter.
El aspecto de una planilla de cálculo
El aspecto de la pantalla de una planilla de cálculo s similar al de un procesador de texto: tiene menúes, barras de herramientas, de desplazamiento, de estado y una hoja de trabajo.
A diferencia del procesador de textos, en la planilla de cálculo, la hoja de trabajo se encuentra dividida en pequeñas casillas comúnmente denominadas celdas.
Estas celdas, por la manera en que están organizadas en la hoja, forman filas y columnas.
Cada fila es un conjunto de celdas contiguas en forma horizontal, mientras que cada columna esta formada por las celdas contiguas verticalmente. Para su identificación, las filas están numeradas de en forma correlativa (1, 2, 3…) y las columnas se identifican con letras mayúsculas (A, B, C…).
A diferencia del procesador de textos, en la planilla de cálculo, la hoja de trabajo se encuentra dividida en pequeñas casillas comúnmente denominadas celdas.
Estas celdas, por la manera en que están organizadas en la hoja, forman filas y columnas.
Cada fila es un conjunto de celdas contiguas en forma horizontal, mientras que cada columna esta formada por las celdas contiguas verticalmente. Para su identificación, las filas están numeradas de en forma correlativa (1, 2, 3…) y las columnas se identifican con letras mayúsculas (A, B, C…).
De esta manera, como una celda forma parte de una fila y de una columna, su nombre surge de unir el nombre de la columna y el nombre de la fila a la que pertenece en ese orden; por ejemplo, la celda que se encuentra en la intersección de la columna C y la fila 10 se identifica con el nombre C10, la que se encuentra en la fila 8 será C8, etcétera.
La cantidad de filas y columnas (y por lo tanto de celdas) que posee una planilla de cálculo depende exclusivamente del programa que estemos utilizando.
En las primeras planillas de cálculos, apenas se contaba con medio centenar de columnas y doscientas o trescientas filas, es decir alrededor de 15 mil celdas. En las últimas planillas de cálculos disponemos de varios millones de celdas para realizar nuestro trabajo. La versión 97 de Excel, por ejemplo, dispone de 65.536 filas y 256 columnas, lo que significa un total de 16.776.960 celdas distintas.
La cantidad de filas y columnas (y por lo tanto de celdas) que posee una planilla de cálculo depende exclusivamente del programa que estemos utilizando.
En las primeras planillas de cálculos, apenas se contaba con medio centenar de columnas y doscientas o trescientas filas, es decir alrededor de 15 mil celdas. En las últimas planillas de cálculos disponemos de varios millones de celdas para realizar nuestro trabajo. La versión 97 de Excel, por ejemplo, dispone de 65.536 filas y 256 columnas, lo que significa un total de 16.776.960 celdas distintas.
El contenido de las celdas
La principal función de una planilla de cálculo es resolver cálculos complejos o que involucran gran cantidad de valores numéricos.
Para que una planilla de cálculo pueda realizar operaciones, los números que se van a utilizar deben estar ubicados en algunas de sus celdas.
Cuando ingresemos un valor, ya sea numérico o de otro tipo, lo primero que debemos hacer es posicionar el cursor en una celda. Para ello tenemos dos opciones: la primera consiste en hacer clic con el botón izquierdo del Mouse mientras el puntero se encuentra sobre la celda activa mediante las teclas de movimiento.
Una vez posicionado el cursor, podemos ingresar por el teclado un valor que aparecerá representado en la celda que se encuentre activa en ese momento.
Además de números, las celdas pueden contener texto e incluso las fórmulas que permiten resolver cálculos.
El tipo de datos que contiene una celda queda determinado en forma automática en el momento de ingresarlos; es decir que si ingresamos en una celda un valor que puede ser un número, por ejemplo 125, la planilla de cálculo detectará automáticamente que el valor ingresado es numérico y podrá realizar cálculos con él.
Si, en cambio, ingresamos en una celda, por ejemplo: 163B, será tomado como un texto, porque aunque contiene números (1, 6, 3), contiene además una letra (B) que no permite que se lo maneje como un valor numérico, y por lo tanto no se podrán realuzar cálculos que incluyan el contenido de la celda.
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